包括外燴服務性質、內容、理念、構思、規模、檔次、時間、地點、交通、餐標、擺臺要求、氣氛布置以及其它個性化需求等溝通

2、  現場考察

包括實地測量面積，勘察現場出入口、主通道、消防要道、臨時廚房、車輛停放、廚房操作條件、水電設備、出品路線等等

3、  確定標準

包括：外燴餐費標準、菜單標準、餐具要求、桌椅要求、碗盤要求、擺臺要求、器皿要求，服務標準、人員配備要求、菜品要求、出菜順序、預備桌數、出菜時間，宴席結束時間等等細節

4、  擬定計劃

計劃書包括：整體計劃（包括菜單及要求）、出品部計劃、現場服務計劃、后勤保障計劃（包括車輛調度、員工用餐、收市工作、現場管控）

5、  統籌分工

成立項目領導小組，召開專題會議，根據計劃統籌分工，按外燴操作標準進行“采購——粗加工——運輸——制作——舞臺——服務）